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¿Cuál es la diferencia entre las auditorías y las inspecciones?

En una inspección se analiza un proceso, equipo o sistema (objeto) valorando cómo está funcionando justo en ese momento, no antes ni después. Es un análisis del cumplimiento de unos requisitos en un momento puntual.

En la auditoría se analiza el funcionamiento de un sistema de gestión, por lo que dicho análisis no puede ser realizado de forma puntual. En las auditorías no se busca el cumplimiento o incumplimiento en un determinado momento, sino que se busca la eficacia del sistema a lo largo de un periodo de tiempo. En cambio, la inspección se limita más al presente y a la reparación del fallo, sin profundizar en las causas que lo produjeron.

¿Por qué el auditor no puede hacer consultoría durante la auditoría?

En algunas ocasiones los auditados comentan su malestar porque el auditor sabe cómo solucionar las desviaciones, pero no les dice cómo hacerlo. La explicación es sencilla: el auditor no puede cruzar la línea hacia la consultoría porque, si la medidas o acciones que aconseja al auditado no funcionan adecuadamente, en la siguiente auditoría tendría que registrar una no conformidad contra sí mismo; o incluso no registrarla.

En el primer caso perdería uno de los principios de la auditoría, la independencia; en el segundo, habría perdido otro: la objetividad. Cuando el auditor ejerce de consultor deja de ser una parte ajena al proceso del auditado: está implicado. Por eso, el auditor interno no debe formar parte de manera directa de los procesos que audita. Y un auditor externo no debe ser consultor del auditado.

¿Cuánto tiempo debe durar una auditoría y qué muestreo se selecciona en caso de ser necesario?

El número de jornadas de auditoría va a depender de la naturaleza y contexto de la organización, la complejidad de sus procesos, los requisitos legales que le sean de aplicación, o el número de emplazamientos y de trabajadores, entre otras variables.

Pero, si se aplica el sentido común, en la mayoría de los casos no es posible dedicar semanas a una auditoría (incluso meses en organizaciones grandes). Así pues, habrá que seleccionar una muestra. El hecho de no auditar la organización en toda su extensión no significa que los resultados de la auditoría no sean significativos. Se debe recordar que una auditoría es una “foto” del sistema de gestión en un momento dado. Esta foto, si la selección de la muestra ha sido adecuada, será una imagen fiel que representa lo que pasa en un día cualquiera en la organización. Por lo tanto, si se han establecido bien los objetivos y el alcance de la auditoría, así como un plan de auditoría representativo de todos los procesos y requisitos a auditar, el número de jornadas será siempre el adecuado.

¿Se pueden resolver los incumplimientos detectados durante la auditoría para evitar no conformidades?

En ocasiones se puede dar la situación de que, ante la detección de una desviación, el auditado la solucione en el transcurso de la auditoría con la intención de que no sea considerada como un hallazgo; por ejemplo, procediendo a la retirada de un equipo de trabajo en malas condiciones, o realizando una formación obligatoria que no se había impartido; y todo ello antes de acabar la auditoría con la intención de que no aparezca en el informe. En este caso, el auditor debe recordar al auditado que, aunque se resuelva durante el transcurso de la auditoría, la finalidad de la misma es valorar la eficacia de los procesos y, por lo tanto, ante fallos sistemáticos que prueben su ineficacia, debe definir acciones correctivas que impidan que tales desviaciones vuelvan a producirse.